Me estaba apeteciendo ya hacer de nuevo de maestra de ceremonias de una de nuestras sesiones, después de varios meses sin ejercer el rol por razones varias.
Uno de los mitos equivocados que nos aleja a los Toastmasters de enrolarnos en esta tarea es pensar que supone un excesivo trabajo y que no tenemos tiempo entre todas nuestras obligaciones para meternos en otra más. ¡Y nada más lejos de la verdad!
Durante las últimas semanas, nuestra actual Presidenta Claudia Villarreal, ha elaborado un detallado documento con instrucciones sobre cómo gestionar una sesión como Toastmaster antes y durante la misma, así que este post no quiere ser un resumen de ese documento tan valioso sino más bien una opinión personal después de volver a ejercer el rol tras meses alejada del atril.
Desde mi punto de vista, un buen maestro de ceremonias es un director de escena que ejerce de coordinador, contenedor e hilo conductor de la sesión. No es el protagonista principal ni la prima donna de la función. Es simplemente el aglutinador, facilitador y catalizador de la misma.
Una vez decides hacerte con la batuta, basta con elegir un tema sobre el que intercalar brevísimas pinceladas durante la sesión y entre las intervenciones del resto de compañeros. Esas pinceladas, idealmente, deben extenderse durante uno o dos minutos, no más, sirviendo de puntadas para enlazar con la siguiente intervención.
En este sentido me parece de capital importancia para un buen desarrollo del rol y por tanto de la sesión, el presentar y despedir adecuadamente (con comentarios que vengan al caso) a cada participante, porque eso otorga un ritmo, un dinamismo y una profesionalidad a la reunión que la hacen muchísimo más amena y atractiva. En nuestro caso además, Toastmasters International promueve que tanto al presentar como al despedir a cada orador, éste último y el Toastmaster se saluden estrechándose la mano, un gesto para mí de respeto y sin duda de profesionalidad que supone la instauración de un hábito muy saludable de cara a nuestras interrelaciones en el ‘mundo real’.
Aparte de esas formalidades durante la sesión, antes es indispensable una tarea de activa coordinación y continua motivación con el resto de socios: la comunicación tiene que estar muy presente, ser fresca, clara y directa y seguramente a través de diferentes medios (en nuestro caso, utilizamos el email y el grupo de WhatsApp, y es imprescindible hacerlo por las dos vías para que ningún socio se quede fuera de la cadena comunicativa). Cuando los voluntarios no llegan, hay que salir a buscarlos: preguntar, impulsar, animar, ¡hasta suplicar a veces si es necesario! Lo importante es que los roles queden cubiertos y que haya el máximo posible de voces participando: la práctica es nuestra herramienta básica de mejora y las diferentes personas aportan valores distintos, con lo cual, cuantos más seamos y participemos, mayor será la recompensa que recojamos.
La actitud necesaria para ser un valioso Toastmaster, disfrutando y haciendo disfrutar al grupo, tiene que ser abierta, flexible y relajada. Como organizador de la sesión vamos a encontrarnos seguro con negativas, cambios de última hora, cancelaciones, problemas técnicos… Y esa actitud nos va a ayudar siempre a solventar cualquier reto de una manera fluida y satisfactoria para todos.
Si los problemas nos superan o escapan a nuestras habilidades, la solución es muy sencilla: ¡pedir ayuda! Si algo nos caracteriza a los Toastmasters, aparte de nuestro afán por mejorar y nuestro interés por la comunicación y el liderazgo, es precisamente nuestra capacidad para ser colaboradores y buenos compañeros. Siempre hay un socio (o varios) dispuesto y disponible para echarnos una mano con nuestras dificultades, una actitud que por cierto es la que nos hace crecer como club ¡y como personas!
Me gustaría que esta reflexión pueda servir como revulsivo para que muchos compañeros nos animemos más y más a menudo a ejercer como Toastmaster del día, quitándole todo el peso que tal vez pueda parecernos que tiene el rol. Supone un trabajo, eso es incuestionable, y algo de nervios (de esos buenos por la responsabilidad que uno siente ante el grupo y la motivación por hacerlo bien y aportar valor), pero los beneficios merecen la pena y nos impulsan a crecer en todos los aspectos.
Así que, de ahora en adelante, cuando al final de cada sesión preguntemos “¿Quién quiere ser el Toastmaster de la próxima reunión?” espero dejar de encontrarme con incómodos silencios y miradas esquivas para sorprenderme con varias manos en alza impulsadas por voces que gritan entusiasmadas “¡Yo, yo, yo!”
Gloria García Ordóñez, CC y CL (Miembro del Club Toastmasters Málaga)